Compliance, em tradução literal, significa conformidade.
Na prática, o termo se refere ao conjunto de normas e diretrizes que as empresas devem seguir para estar em conformidade com as leis e regulamentações aplicáveis ao seu ramo de atividade.
A implementação de um programa de compliance é fundamental para evitar sanções, multas, processos judiciais e, principalmente, para garantir a integridade e a sustentabilidade do negócio.
Neste artigo, vamos mostrar como pequenas empresas podem adotar medidas simples e eficazes para manter-se em compliance.
Identificando os Riscos e as Obrigações Legais
O primeiro passo para a implementação de um programa de compliance é identificar os riscos e as obrigações legais que são relevantes para o negócio.
Cada ramo de atividade tem suas particularidades e, por isso, é importante buscar orientação de um advogado especializado ou de uma consultoria de compliance.
Alguns dos riscos e obrigações legais mais comuns para pequenas empresas incluem:
- Trabalhista:
Cumprimento das normas trabalhistas, como registro de empregados, pagamento de salários e encargos sociais, entre outros;
- Tributário:
Recolhimento dos impostos devidos, como ISS, ICMS, PIS, COFINS, IRPJ e CSLL, entre outros;
- Ambiental:
Cumprimento das normas ambientais, como licenciamento, controle de poluição e gestão de resíduos, entre outros;
- Consumidor:
Respeito aos direitos dos consumidores, como informações claras e precisas sobre os produtos e serviços oferecidos, garantias, prazos de entrega, entre outros.
Desenvolvendo um Programa de Compliance
Com base na identificação dos riscos e obrigações legais, é possível desenvolver um programa de compliance adequado às necessidades da empresa.
Esse programa deve ser composto por políticas, procedimentos e controles internos que visem garantir o cumprimento das leis e regulamentações aplicáveis.
Alguns dos elementos que podem compor um programa de compliance para pequenas empresas são:
- Código de Conduta:
Documento que estabelece os valores, princípios e normas de conduta que devem ser seguidos pelos colaboradores e pela empresa como um todo;
- Políticas e Procedimentos:
Documentos que estabelecem as regras e os processos para as diversas áreas da empresa, como finanças, recursos humanos, compras, vendas, entre outros;
- Treinamentos:
Atividades que visam capacitar os colaboradores para o cumprimento das normas e procedimentos estabelecidos;
- Monitoramento e Avaliação:
Atividades que visam verificar se as normas e procedimentos estão sendo cumpridos e identificar possíveis desvios;
- Canais de Denúncia:
Mecanismos que permitem aos colaboradores e outras partes interessadas reportar irregularidades ou violações aos princípios e normas estabelecidos.
Comunicação e Engajamento dos Colaboradores
Um programa de compliance só é eficaz se os colaboradores estiverem engajados e comprometidos com o seu cumprimento.
Por isso, é importante investir em comunicação e treinamentos que permitam que todos compreendam a importância do programa de compliance e estejam cientes das suas responsabilidades.
Algumas ações que podem ser adotadas nesse sentido são:
- Realizar treinamentos periódicos para todos os colaboradores, abordando temas como ética, integridade, prevenção de fraudes e corrupção, entre outros;
- Estimular a participação dos colaboradores no desenvolvimento do programa de compliance, por meio de sugestões e feedbacks;
- Disponibilizar canais de comunicação para esclarecimento de dúvidas e recebimento de denúncias;
- Reconhecer e premiar os colaboradores que se destacam pelo comprometimento com o programa de compliance.
Monitoramento e Atualização do Programa de Compliance
Um programa de compliance deve ser constantemente monitorado e atualizado, para garantir que as políticas, procedimentos e controles internos estejam adequados às mudanças na legislação e nos riscos do negócio.
Algumas práticas que podem ser adotadas nesse sentido são:
- Realizar avaliações periódicas do programa de compliance, por meio de auditorias internas ou externas;
- Manter um canal aberto de diálogo com os stakeholders do negócio, como clientes, fornecedores, colaboradores e órgãos reguladores;
- Monitorar as práticas de concorrência e os movimentos dos concorrentes, para identificar eventuais riscos de descumprimento da lei;
- Estabelecer um plano de contingência para lidar com possíveis violações ou irregularidades.
Desafios na Implementação de um Programa de Compliance em Pequenas Empresas
Apesar dos benefícios de um programa de compliance, a implementação pode apresentar alguns desafios para as pequenas empresas.
Dentre os principais desafios estão:
- Falta de recursos financeiros e humanos para a implementação e manutenção do programa;
- Dificuldade em identificar e avaliar os riscos do negócio, em virtude da falta de experiência ou conhecimento na área;
- Resistência dos colaboradores em aderir ao programa, em função da cultura empresarial ou da falta de compreensão sobre a importância do compliance;
- Falta de conhecimento sobre as leis e regulamentações aplicáveis ao negócio, o que pode levar a uma implementação inadequada do programa.
Para superar esses desafios, é fundamental que a empresa esteja comprometida em implementar um programa de compliance e conte com o apoio da alta direção.
Além disso, é importante buscar apoio externo, como consultorias especializadas ou associações de classe, que possam auxiliar na identificação dos riscos e na implementação das melhores práticas de compliance.
A adoção de medidas simples e eficazes, como a realização de treinamentos e a disponibilização de canais de comunicação, pode ajudar a engajar os colaboradores e garantir o sucesso do programa de compliance.
Conclusão
Em resumo, um programa de compliance é fundamental para garantir a conformidade da empresa com as leis e regulamentações aplicáveis ao seu ramo de atividade.
Para pequenas empresas, é possível adotar medidas simples e eficazes para implementar um programa de compliance, como identificar os riscos e obrigações legais, desenvolver um programa adequado às necessidades da empresa, investir em comunicação e engajamento dos colaboradores, monitorar e atualizar o programa constantemente.
Com essas medidas, é possível evitar sanções, multas, processos judiciais e, principalmente, garantir a integridade e a sustentabilidade do negócio.